Warum Ihr Mail-Anbieter Ihre Mails nicht sichert
Die meisten Unternehmen, mit denen wir sprechen, gehen davon aus, dass ihre Mails beim Anbieter gesichert sind. Das stimmt, nur anders als gedacht. Der Anbieter sichert seine Systeme, damit sie nach einem Festplattenschaden oder einem Brand im Rechenzentrum weiterlaufen. Dass Sie eine Mail zurückbekommen, die vor zwei Monaten aus Ihrem Postfach verschwunden ist, gehört nicht dazu.
Wie lange Anbieter gelöschte Mails aufheben
Bei Microsoft 365 bleiben gelöschte Mails nach dem Leeren des Papierkorbs standardmäßig 14 Tage wiederherstellbar; ein Administrator kann das auf höchstens 30 Tage verlängern. Bei Google Workspace liegen gelöschte Mails 30 Tage im Papierkorb, danach kann ein Administrator sie noch 25 Tage lang zurückholen. Was länger her ist, ist weg, auch für den Anbieter selbst.
Das Problem ist selten die Frist, sondern dass man den Verlust nicht sofort bemerkt. Eine fehlende Mail fällt oft erst auf, wenn man sie braucht: wenn ein Kunde sich auf eine Zusage beruft, das Finanzamt nach einer Rechnung fragt oder ein Streit mit einem Lieferanten ansteht. Dann sind vier Wochen meistens schon vorbei.
Wie Mails in der Praxis verloren gehen
Selten durch einen großen Ausfall, meistens ganz unspektakulär. Jemand räumt seinen Posteingang auf, löscht einen ganzen Ordner und leert danach den Papierkorb. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, sein Postfach wird nach ein paar Wochen entfernt, und mit ihm die Korrespondenz mit seinen Kunden. Ein neues Handy wird eingerichtet, gleicht falsch ab und räumt dabei Ordner leer. Oder ein Angreifer verschafft sich Zugang zu einem Postfach und löscht, was er findet.
In all diesen Fällen hat der Anbieter technisch alles richtig gemacht. Er hat genau das ausgeführt, was im Postfach passiert ist, und damit auch das Löschen.
Was eine eigene Sicherung anders macht
Eine Postfach-Sicherung holt Ihre Mails regelmäßig ab und hebt frühere Stände getrennt vom Postfach auf. Was dort gelöscht wird, bleibt in der Sicherung erhalten. Fehlt eine Mail, wählen Sie einen Stand, an dem sie noch da war, und holen sie zurück.
So machen wir es bei unserer eigenen Postfach-Sicherung. Im Kundenbereich, den Sie im Bild oben sehen, wählen Sie Postfach und Sicherungsstand und entscheiden, ob die Mails in einen eigenen Ordner zurück ins Postfach kommen oder als ZIP-Datei zum Herunterladen. Jeder Stand der letzten 30 Tage ist wählbar, davor ein Stand je Woche bis sechs Monate zurück. Ihre bestehenden Mails bleiben dabei unverändert, und anrufen müssen Sie niemanden.
Was eine Sicherung nicht ist
Eine Sicherung ist kein Archiv für das Finanzamt. Geschäftsbriefe, und dazu zählen auch viele Mails, müssen Unternehmen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung sechs Jahre aufbewahren, und zwar unveränderbar. Dafür gibt es eigene Archivlösungen. Die Sicherung sorgt dafür, dass Ihnen im Alltag nichts verloren geht, was Sie noch brauchen.
Wie das bei uns im Einzelnen funktioniert, steht auf postfach.mk360.de. Dort können Sie die Sicherung auch 14 Tage kostenlos testen.
